Astodat 2040

ADDITIONAL COMMENTS

INSTRUCTIONS

              README.DOC voor ASTODAT 2040 versie 1.00
                             dd 15-5-1992

1. PROGRAMMA ASTODAT.PRG(APP) met resource ASTODAT.RSC:

- Deze behoren bij elkaar te staan in dezelfde folder/sub-directory. Soms
  ziet men bij DOS nog een extra file 'ASTODAT.ABF'. Deze ontstaat bij het
  gebruik van Astodat en bevat laatst gebruikte pad namen. Die file maakt
  het werken met Astodat sneller, maar behoeft niet bewaard of gekopieerd
  te worden.
- Een veel gebruikte wijze van installeren is:
  1. Copieer ASTODAT.PRG(APP) met ASTODAT.RSC naar een folder C:\ASTO2040\, 
     waarbij aangenomen is dat partitie C:\ van de HD met folders voorname-
     lijk voor programma's, dus zonder data, zijn bestemd.
  2. Met INSTALL APPLICATION van het Desktopprogramma of het OS kunnen 
     de extensies .ODL en .ASX(.ADF) ge-installeerd worden, waardoor
     het aanklikken van een file met die extensie Astodat automatisch 
     oproept en de file geladen wordt. Het .ODL model start zelfs.
  3. Lees de Handleiding voor meer installatiemogelijkheden.
- Een file met naam AUTO.ODL in dezelfde folder (bv C:\ASTO2040\) wordt
     automatisch geladen en gestart als het ASTODAT.PRG ikoon 2x is 
     aangeklikt, of met SHIFT+2x sneltoets wordt gestart. De start 
     via een file (.ODL/.ASX-ADF) aanklikken behoudt prioriteit.

2. DEMO's en VOORBEELDEN:

De voorbeelden en demo's die bij ASTODAT-2040 worden meegeleverd zijn 
geplaatst in 5 folders, waarbij aangenomen is dat ook deze naar Harddisk
zijn gecopieerd in folder C:\ASTO2040\ . Het model met de naam 'DEMO1.ODL'
heeft dan als pad: C:\ASTO2040\DEMO\ , etc. 
Voor enkele voorbeeldmodellen die zelf files ophalen geldt dat het pad 
en de filenaam, die meestal in een van de eerste modelregels staat, 
moet kloppen met het werkelijke pad en de naam. Anders vindt Astodat 
de file niet en meldt een systeemfout. 

- Folder \DEMO\ bevat 4 demo's als ondersteuning van de uitleg aan
     beginnende gebruikers in Hfdst 3 van de Handleiding:
  1. DEMO1.ODL toont minimale instructie voor schrijven, memo's etc;
     een meer uitgewerkt voorbeeld daarna is MAIL1.ODL in \MAIL\.
  2. DEMO2.ODL toont minimale instructies voor rekenen, bewerken, etc;
     een meer uitgewerkt voorbeeld daarna is TESTMATH.ODL in \MISC\.
  3. DEMO3.ODL toont minimale instructie voor info uit een database;
     soortgelijke en beter voorbeelden zijn ...LST1.ODL modellen, 
     ETIK...ODL modellen, etc voor uitlijsten en toepasingen in 
     andere folders, \MAIL\, \FACT\, etc.
  4. DEMO4.ODL toont hoe elke willekeurige ASCII-file uit welk 
     computersysteem ook, kan worden gelezen voor diagnose etc; een 
     verwante toepassing/opvolgend model is bv CONVERT.ODL in \MISC\, 
     CONVDATE.ODL in \KASBOEK\, die info uit Mainframe computers 
     verwerken, etc.
- Folder \KASBOEK\ toont een model met elementen voor kasboek en 
     kolommen-kasboek houden, waarbij KASBOEK.AST een reeks niet 
     chronologische 'boekingen' is. Voor Astodat 2020 als 2040. Zou de 
     datum gegeven zijn in dd/mm/jj vorm, dan kan CONVDATE.ODL met 
     Astodat 2040 alles omzetten in standaard getalvorm 'jjmmdd'.
- Folder \MAIL\ toont elementen voor een enkele of een reeks 
     persoonlijk geadresseerde brieven (mailing: MAIL1.ODL), adres-
     serings etiketten (ETIK...ODL), acceptgiro's invullen , etc.
     NAWLST1- en NAWLST2.ODL zijn tabellen makende modellen, met een-
     voudige kolommen tot aan een fraaie pagina opmaak.
     ADRESSN1.AST is een datafile met namen en adressen voor tests. 
     ADRESSN1.ASX is dezelfde file na IMPORTeren en BEWAREN bij Atari. 
     ADRESSN1.ADF met ADRESSN1.SYS is dezelfde file na IMPORTeren bij DOS.
     De ASX- en ADF type file zijn soms toegevoegd om te tonen dat deze  
     vormen van dataopslag met een index  meer ruimte inneemt, niet 
     meer leesbaar is, en computerafhankelijk is, zie Handleiding.
     
- Folder \MISC\ bevat 7 modellen voor diverse toepassingen en gebruik 
     tonen van allerlei commando's.
     TEKENSET-, CHARSET1- en CHARNAT1.ODL tonen hoe printers bestuurd 
     worden en hoe de scherm- en printerfonts er uit zien (2020/2040).
     CLEANUP- en CONVERT.ODL tonen toepassingen met 'string' bewerking-
     en bv voor opschonen en omzetten van en naar vreemde datafiles.
     TESTMATH.ODL toont enkele grenzen aan nauwkeurigheid en precisie 
     van getallen en het gebruik van integers en wetenschappelijke 
     notaties. SOUND toont het gebruik van geluid, toonhoogte en duur.
- Folder \FACT\ bevat een toepassing van relationele datafiles bij een 
     factureringsmodel FAKTUUR1.ODL.

FAKTUUR1.ODL is een demonstratie programma voor verregaande automati-
sering met veel systeemelementen voor gebruikers die zelf hun admini-
stratiesysteem automatiseren:
  1. het is een relationeel databaseprogramma: haalt informatie uit 
     vier 'onafhankelijke' datafiles,
  2. het maakt gebruik van RELATIE1.ODL, een NAW-bestand voor adres-
     sen, relaties en debiteuren, etc. Uit te lijsten met NAWLST2.ODL. 
  3. het maakt gebruik van ARTIKEL1.AST, een klein voorraadadministra-
     tiebestand met inkoop en verkoop info. Uitlijsten met ARTLST1.ODL.
  4. het maakt gebruik van ORDER1.AST, een uitstaande order file met 
     verwijzing naar relatie, datum van de order en aantal+soort van 
     de bestelde artikelen in een tamelijk vrije notatie.
  5. het bewaart het laatst gebruikte factuurnummer in FAKTUUR1.INF
  6. het laat keuze voor proeffacturen op scherm of printer of disk,
  7. het laat keuze voor definitieve facturen op printer of disk met 
     voorraadcorrectie (verkoop cijfers bijwerken),
  8. het laadt alle benodigde files en bergt ze op bij wijzigingen en 
     maakt ook snelle file versies (ASX/ADF) automatisch,
  9. het biedt de gebruiker een mogelijkheid om reeds goed gedaan werk 
     aan te houden (bv bij goede proeffacturen) en direct de definitieve 
     facturen te maken uit de info van een tijdelijke werkfile,
 10. het toont hoe nog niet bestaande files worden aangemaakt,
 11. het toont hoe een automatische herstart gemaakt wordt, bv om met 
     schermuitvoer te starten en met printuitvoer door te gaan,
 12. etc., zie interne documentatie in het model,

Elk van de 12+ functies heeft 1 of enkele regels instructies zonder 
'sub-routines' op te roepen. In FAKTUUR1.ODL wordt wel getoond hoe het 
model zichzelf oproept om bv in een andere uitvoer mode door te gaan.
 
Al kan het factureringsprogramma direct voor de praktijk gebruikt 
worden, dit demonstratievoorbeeld is nog een vereenvoudigde versie van 
wat in praktijksituaties wordt gebruikt. Daarbij denken we aan 
speciale voorzieningen voor stafleden die nog geen ervaring  hebben, 
meer fout correctie mogelijkheden (er zijn nu al vele ingebouwd), 
kortingsregelingen bij bepaalde relaties, doorboekingsfile voor de 
boekhouding met bv FINAL ACCOUNT (van ASTONA Eng.), voorbewerkingen 
van inkomende gegevens (voldoende voorraad, terug- en naleveringen, 
etc), logboek bijhouden, acceptgiro invullen, etc.

Alleen al het aanbrengen van veel foutcontrole en remedies kan een 
model 3x groter maken. Wie de invoer van gegevens vrijwel foutvrij 
verzorgt, kan met heel eenvoudige modellen en datafiles werken.

Wie zijn administratieve gegevens goed uitsplitst naar bedrijfsfunc-
ties kan met relatief eenvoudige systemen en modellen werken (hier 
uitsplitsing in 4 delen, relaties + artikelen + orders + factuurinfo).
Er zijn 2 velden tot sleutelveld gekozen: relatie- en artikelcode.
In FAKTUUR1.ODL zijn bovendien nog 2 sleutel-tekens in velden benut. 
Dat zijn de 'x' tussen aantal en artikelnaam, en de '/' tussen de 
meerdere orders van vrije lengte (sub-velden) in 1 veld.

3. AUTOMATISERING met Astodat 2040

Tussen lichte en volledige automatisering ligt een groot gebied, waar 
de meeste gebruikers van computers geen toegang krijgen als de syste-
men en 'source coding' niet beschikbaar worden gesteld. Astodat geeft
wel toegang als programmeerbare database waarmee een gebruiker het
hele gebied kan uitproberen.

Daarbij zijn systeemanalyse (hoe werkt dat deel van de administratie 
en hoe zou het moeten werken, etc) en kennis van de computer- en 
software mogelijkheden belangrijk. Met Astodat kan men zijn kennis 
vergroten.

Het kunnen kopen van uitgedachte en voor de eigen situatie aanpasbare 
systeem- en Astodat modelvoorbeelden is zeer wel te verwachten. 
Mits gebruikers geen illegale copieën hebben noch laten verspreiden: 
en dus de geringe kosten van aankoop van zulke modellen en 
beschrijvingen betalen.

Met de circa 30 voorbeelden van modellen en datafiles bij deze versie 
van Astodat 2040 wordt een selectie gepresenteerd uit de praktijk van 
lichte tot matige automatisering. De systemen en modellen bevatten 
vooral elementen  voor modelprogrammering, die de licentiehouder van 
het pakket naar eigen wens kan gebruiken, combineren, etc.

Omdat deze Astodat modellen en datafiles alleen door ASTODAT.PRG(APP)
gebruikt kunnen worden, betekent het dat zij vrij gebruikt en 
uitwisselbaar zijn onder geregistreerde Astodat gebruikers. Zij kunnen 
dus niet deel uitmaken van enig Public Domain pakket. 

4. MEER OVER MODELLEN

Modellen voor een ledenadministratie zijn natuurlijk anders dan 
voor een medische administratie of een winkeladministratie. 
Zulke pakketten met modellen en bijbehorende systeembeschrijvingen 
en meer uitgebreide voorbeelden, zijn vermoedelijk spoedig verkrijg-
baar. Daarmee kan een gebruiker starten en de modellen aanpassen aan 
zijn varierende wensen en een geleidelijke, economische automatisering, 
en eventueel later de hardware geleidelijk uitbreiden.

Wie Astodat via de eenvoudige toepassingen leert kennen, kan zonder
moeite FAKTUUR1.ODL lezen. Wie het direct wil en kan lezen zal zien
dat de programmastructuur van het model zeer gestructureerd  is en
dat instructies zeer ergonomisch en krachtig zijn. Het werken met een
keuze uit maar 40 commando's voor een relationele database met
volledige automatiserings mogelijkheden is totaal anders dan het
gebruikelijke kiezen uit 400+ commando's en 1001 sub-routines van de
professionele informatici voor commerciële automatisering.

Modellen die geschreven zijn voor een DOS-computer werken ook op een
Atari (TOS) computer, en omgekeerd, mits rekening is gehouden met de  
bestanden op resp. harddisk en RAM en kleine verschillen in het systeem.
Deze worden dan opgevangen met 'IF DOS;..;ELSE; .. ;ENDIF'.
Men kan daarover meer lezen in de Handleiding.

5. MEER OVER BESTANDEN

Data files in een het standaard (AST-type) ascii formaat voor een 
DOS-computer zijn identiek voor een Atari computer. Ook de gewone 
(ASC-type) ascii file met bv fixed-format records, is onafhankelijk
van de gekozen computer. Een DOS-geformatteerde diskette met Astodat
Modellen en Datafiles kan dus op beide typen computers gebruikt worden.

Een AST-type bestand met bedrijfsdata is direct copieerbaar naar een
folder op diskette of Harddisk. Door de 'datestamp' is het AST-bestand 
goed te herkennen en daarmee de veiligste vorm voor het bewaren van een 
copie (veiligheids- of backup copie).

Beginnende Astodat gebruikers en zij die het relatief eenvoudige 'beheer'
van computer + systeem + databases in eigen hand houden, wordt aangeraden
om aanvankelijk te werken met de wat langzame methode van datafiles in 
ASCII (dus in AST- of ASC) vorm te bewaren. Dat betekent veel EXPORTeren
en IMPORTeren en copieren van de datafiles. Is men vertrouwd met het veel
maken van Backups van essentiële data, dan kan men overgaan op het snel
Backups maken van de ge-indexeerde datafiles waarmee Astodat werkt:
bij Atari : kopieer de .ASX file direct van RAM naar disk en vice versa,
bij DOS : kopieer de ADF-file met de bijbehorende .SYS folder naar een
          diskette of de veiligheidspartitie op de HD en vice versa.
Zie voor meer detail in de Handleiding.

TIP: Op DOS machines geformatteerde diskettes werken meestal gemakkelijker 
     wanneer men die diskettes op verschillende machines benut. 

6. SERVICE en ADVIEZEN

Astodat is een open en programmeerbaar database systeem. Dat betekent dat 
geen kostbare service organisatie nodig is. Immers de gebruikers kiezen 
eigen adnministratie- of ander systemem. 

Als gebruikers er problemen mee hebben, dan kunnen de volgende aanbeveling-
en zeer waarschijnlijk helpen:
   1. Bespreek Uw systeemontwerp of -toepassing met iemand in Uw omgeving
      die administratieve en organisatorische ervaring heeft, bv met 
      kaartenbakken en 'ruiters' op kaarten, en Uw wens in schema brengt.
   2. Werk altijd met kopiën van modellen en datafiles, zodat U geen
      basisinformatie verliest bij experimenteren.
   3. Als een model niet goed werkt, raadpleeg voorbeelden die werken en
      de handleidingen van Astodat, het OS (GEM, etc), en van de printer.
   4. Als U een fout van in het Astodat programma tegenkomt, of vermoedt,                              --------------
      zendt U dan gerust een omschrijving en vraag met een retourenvelop
      naar Astona Engineering, Postbus 2069, 2980 BB te Ridderkerk, waar
      Uw registratie en licentie worden bijgehouden. Er is minstens 6 
      maanden garantie op deugdelijk werken van ASTODAT 2040 (.PRG/.APP).
   5. Als U speciale wensen heeft of voor velen waardevolle uitbreidingen
      ziet, die de Astodat makers nog niet zagen, dan zal Astona Eng. U
      niet vergeten wanneer die opgenomen worden in de toekomstige ontwik-
      kelingen. 
                       ----------------------------